備品・貸出管理台帳

使い方(3ステップ)

1. 備品マスタを登録 — 「備品マスタ」に管理番号・名称・総数・保管場所を入力します。CSV取込で既存の台帳を読み込むこともできます。
2. 貸出を記録 — 「貸出記録」に貸出日・備品・借用者・数量・返却予定日を入力します。返却日は空のままにしておき、返却されたら日付を入力します。
3. 在庫残と返却期限を見て動く — 備品ごとの貸出中数と在庫残(在庫残=総数−貸出中)がその場で計算し直され、在庫一覧では在庫残がマイナスの行が赤、貸出中一覧では返却予定を過ぎた行が橙で表示されます。赤い行は入力の取り違えを直し、橙の行は借用者へ返却を促す、という順で片づけていけます。棚の前や朝礼で使う紙が要るときは「🖨 台帳を印刷」から出力し、印刷画面で出力先をPDFに切り替えればファイルとしても残せます。

画面の例

貸出台帳が効いてくる現場と、続けるための工夫

想定している貸出の現場

• 総務・情シスの社内貸出 — ノートPCやプロジェクター、モバイルルーターなど、部署をまたいで借りられていく備品の行き先管理に。貸出中一覧で、誰に何台出ていて、どれから督促すべきかがすぐ分かります。
• 学校・部活動・研究室の器材管理 — カメラ・楽器・実験器具を学生に貸し出す台帳として。管理番号を付けておけば同型の器材も区別でき、年度替わりにはCSV出力で台帳ごと次の担当者へ引き継げます。
• 自治会・イベントの物品貸出 — テントや折りたたみテーブルを行事のたびに貸し出す場面で。在庫残を見ながら受け付ければ、当日の数不足を防げます。

台帳が崩れる典型パターンと、その避け方

• 返却は行の削除でなく返却日の入力で — 返却日を入れると在庫残に戻り、記録も履歴として残ります。行を削除すると貸出の事実ごと消えてしまいます。
• 返却予定日は必ず入力 — 予定日が空の貸出は期限超過の警告対象にならず、貸出中一覧でも末尾に回ります。「貸出時に予定日まで入れる」を決めごとにすると台帳が機能します。
• 備品の削除は返却処理を済ませてから — 未返却の記録を残したまま備品マスタの行を消すと、その記録は「備品不明」として警告されます。廃棄・入れ替えの際は、先に返却日を埋めてください。
• 行を追加したら備品欄を選び直す — 「＋ 貸出記録を追加」で増やした行には、貸出日=今日・数量1・備品=マスタの先頭が初期値として入ります。そのままだと先頭の備品の在庫残が減るため、追加直後に備品と返却予定日を確認してください。
• 在庫残が赤くなったら、実物より先に記録を疑う — 総数4の備品に未返却の記録が2件・合計5個紐づいていれば、在庫残は4−5で−1となり、在庫一覧のその行が赤くなります。よくある原因は二つで、廃棄や紛失に合わせて総数だけを減らしたのに古い貸出記録が未返却のまま残っているか、返ってきた分の返却日を入れ忘れているかです。棚へ現物を数えに行く前に、その備品の貸出記録を上から確認して返却日の空欄を探すほうが早く原因を特定できます。