ワザ箱デイサービスの送迎表(送迎計画)を無料で作るには?
送迎表は「①送迎に使う車両と定員」「②朝(迎え)・夕(送り)の便」「③利用者の住所エリアと利用曜日」の3つを決めれば作れます。表計算ソフトや手書きでも作れますが、利用曜日が人によって違い、当日の欠席で組み直しが発生するため、手作業では定員オーバーの見落としが起きやすい部分です。無料のツールを使う場合も、乗り切れない人を勝手に詰め込まず「積み残し」として確認できるかを見ておくと安心です。なお、送迎表で決められるのは「どの便に誰が乗るか」までで、走行ルートや到着時刻はこれとは別に現場で調整します。
デイサービスの送迎表(送迎計画)づくりで手間がかかるのは、地図上のルートを引く作業よりも、むしろ「今日は誰を、どの車の、どの便に乗せるか」を定員内で決め直すところです。利用曜日は人によって違い、当日の欠席や新規利用の追加も日常的に起きます。ここでは、送迎表で決めるべき項目を整理したうえで、手作業での作り方と、無料ツールを使った作り方を順に見ていきます。
送迎表(送迎計画)で決める3つのこと
呼び方は事業所によって「送迎計画」「送迎ルート表」「乗車表」などさまざまですが、決めている中身はおおむね次の3つに整理できます。
| 決めること | 具体的な中身 |
|---|---|
| ① 車両と定員 | 送迎に使う車の名前(号車)と、乗車できる人数 |
| ② 便(時間帯 × 車両) | 朝の迎え・夕の送りを、どの車で何コース走るか(北コース・南コースなど) |
| ③ 利用者の情報 | 氏名・住所のエリア(地区)・利用する曜日。加えて、特定の車に乗る事情がある方の指定 |
この3つが決まれば、あとは「同じエリアの人をなるべく同じ便にまとめ、定員を超えないように振り分ける」という作業になります。実際の走行順路は、この割り振りが決まったあとで現場が組み立てるのが一般的です。
手作業(表計算ソフト)で作る手順
まずは無料の表計算ソフトや手書きで作る場合の流れです。事業所の規模が小さく、利用者の入れ替わりが少なければ、この方法でも十分回ります。
- 1. 利用者一覧をエリア順に並べる
- 氏名・住所のエリア・利用曜日を1行ずつ書き出し、エリアごとにまとめて並べ替えます。ここが送迎表づくりの土台になります。
- 2. 曜日ごとに対象者を絞る
- 月曜なら月曜利用の人だけ、というように曜日で絞り込みます。曜日ごとに人数が変わるため、いちばん人数の多い曜日を先に組むと全体の見通しが立ちます。
- 3. 車両に割り振り、定員と突き合わせる
- エリアのまとまりを崩さないように車へ割り当て、各車の人数が定員以内かを必ず数えます。ここを目視で確認する運用だと、増員時に見落としが起きます。
- 4. 便ごとの乗車表に清書する
- 運転する職員に渡す形(便ごとに1枚)へ書き写します。氏名とエリアが並んでいれば、順路は現場で調整できます。
- 5. 当日の欠席で組み直す
- 欠席の連絡が入ったら、その人を外した状態で再確認します。他の人の乗車便まで動かすと運転者が混乱するため、原則は「抜くだけ」にとどめるのが無難です。
手作業でいちばん負担が大きいのは3と5です。利用者が数十名規模になると、定員の数え直しと欠席対応が毎日発生し、確認漏れのリスクが上がります。
無料ツール(送迎表メーカー)で作る手順
ワザ箱の送迎表メーカーは、上の3〜5にあたる「定員内での割り振りと組み直し」を自動化する無料ツールです。インストールや登録は不要で、ブラウザだけで使えます。
- 1. 車両と便を登録する
- 号車ごとに名前と定員を入力し、朝・夕それぞれの便(どの車で走るか)を登録します。コース名(北コース等)は任意です。
- 2. 利用者を入力する
- 氏名・地区タグ・利用曜日(例:
月火水木金)を入力します。地区タグが同じ人は、なるべく同じ便にまとまるよう配置されます。特定の便に乗せたい方は希望便を指定でき、長期の休みは「休止」にして対象から外せます。 - 3. 曜日を選んで確認・印刷する
- 曜日タブで表示を切り替えると、便別の乗車表が自動で組まれます。当日の欠席はチェックを入れて再パック。便別乗車表はA4で印刷でき(便ごとに改ページ)、そのまま運転する職員へ渡せます。
割り振りの計算に乱数は使っていないため、同じ入力なら何度作っても同じ結果になります。「昨日と並びが変わっていて混乱した」ということが起きません。
車両の定員と地区タグを入れるだけで、便組みを自動作成。無料・登録不要。
送迎表メーカーは、朝(迎え)・夕(送り)の便ごとに「誰をどの車に乗せるか」を定員の範囲で自動で組みます。定員に入りきらない人は勝手に詰め込まず「積み残し」として警告。当日の欠席はチェックを外すだけで組み直せ、便別乗車表はA4印刷に対応。入力データはお使いの端末内だけで処理され、サーバーには送信されません。
作るときの注意点
ツール・手作業のどちらで作る場合も、次の3点は押さえておきたいところです。
- 定員は必ず守り、乗り切れない人は見える化する
- 足りない分を無理に詰めるのではなく、「乗り切れない人が何名いるか」を先に確定させます。そのうえで、定員の大きい車に替える・便を増やす・利用曜日を分けるといった調整を検討します。送迎表メーカーが積み残しを警告として明示するのも同じ考え方です。
- 順路(走行ルート)は別問題として扱う
- 送迎表メーカーは地図・ルート最適化・到着時刻の計算は行いません。決めるのは「どの便に誰が乗るか」までで、実際に回る順番は道路事情や利用者ごとの事情を知っている現場が調整します。無料ツールで完結できる範囲と、現場判断が必要な範囲を分けて考えると導入がスムーズです。
- 利用者情報の扱いを確認する
- 送迎表には氏名と住所エリアが並ぶため、取り扱いには配慮が必要です。送迎表メーカーの入力内容はお使いのブラウザ内(localStorage)にのみ保存され、サーバーへ送信されません。共有・バックアップはCSV出力で行います。ただし共用パソコンではブラウザに残る点、履歴削除で消える点に注意し、事業所の情報管理ルールに沿ってご利用ください。
本記事は2026年8月時点の一般的な実務の整理であり、特定の制度上の取り扱いを示すものではありません。デイサービス(通所介護)の送迎の実施方法・記録・体制に関する要件は介護保険制度の基準や自治体の運用に関わるため、本記事では断定しません。加算・記録の要否など制度面の判断は、指定権者(自治体)の窓口や関係機関、専門家にご確認ください。