有給休暇管理表

使い方(3ステップ)

1. 社員を登録 — 「社員の登録・編集」に名前・入社日・週所定労働日数・取得記録を入力します。週5日以上(または週30時間以上)は「5」、週1〜4日のパートはその日数を入れると比例付与になります。
2. 取得記録を入力 — 各社員の「＋ 取得日」ボタンを押すとカレンダーが開くので、有給を取得した日をクリックして選びます(複数日可・もう一度押すと解除)。半日取得は、選んだ日の横にある「半日」にチェックを入れると0.5日として数えます。なおCSVに書き出すと取得記録は「2026-05-01;2026-05-02*0.5」のようにセミコロン区切り(半日は「*0.5」)で保存されるため、Excelで編集する場合もこの形式で入力してください。
3. 残数・義務を確認 — 一覧に現在残数・今期取得・年5日義務の達成状況が色分け表示されます。付与履歴で時効・消化の内訳も確認でき、CSV出力・印刷にも対応します。

画面の例

活用シーンと運用のコツ

社員ごとに基準日がずれ、比例付与や2年時効も重なる有給の台帳は、更新が後回しになりがちです。次の場面で役立ちます。

• 数十人規模の総務・労務担当の月次チェック — 一覧の「年5日義務」列で未達の社員だけを拾い、取得の呼びかけに使えます。直近の付与が10日以上の方だけが対象と自動判定されます。
• パートの多い飲食店・小売店の店長 — 週30時間未満で週1〜4日勤務のスタッフは、週所定労働日数にその日数を入れるだけで比例付与の表に切り替わります(既定では週3日・勤続6ヶ月で5日)。
• 自分の残日数を確かめたい従業員 — ひとりだけ登録すれば、付与履歴に基準日ごとの付与・消化・失効・残と時効日が並び、どの分がいつ消えるのかを追えます。

運用のコツ・落とし穴

• 失効の先読みは評価日で — 評価日を数ヶ月先にすると、そこまでに時効を迎える分が付与履歴の「失効」列に現れます。
• 評価日が次の基準日を越えると期が切り替わる — 新しい期の集計になり「今期取得」が0日に近い表示に変わります。義務の状況を見るときは、評価日が今の期の中にあるか確かめてください。
• CSVは設定ごと持ち運べる — 出力ファイルには社員データのほか、評価日・付与テーブル・義務日数・時効の設定も入ります。取込は今の内容を丸ごと置き換えるため、読み込むファイルを間違えないようご注意ください。
• 自社ルールは設定で、最終判断は公式情報で — 「付与基準の設定」で付与日数の表・義務の対象日数・時効の月数を書き換えられ、法改正や法定を上回る自社ルールにも暫定対応できます。入力値の妥当性までは判定しないため、結果は一般的な目安として扱い、実際の運用は就業規則や公式情報でご確認ください。