ワザ箱稟議書とは?何を書く?
稟議書とは、会議を開く代わりに関係者へ書面(電子)を回して承認を得るための社内文書です。一般には件名・目的(理由)・金額・期間・比較検討・期待効果などを簡潔にまとめ、決裁ルートに沿って承認を得ます。何をどこまで書くか、承認ルートをどう組むかは会社の規定によって異なるため、自社の様式・金額基準に合わせるのが基本です。
稟議書とは——会議の代わりに「回して」承認を得る文書
稟議書(りんぎしょ)とは、担当者が起案した案件を、関係する上長や決裁者に順番に回して承認(押印・電子承認)を得るための社内文書です。「稟議」は関係者にはかって議るという意味で、わざわざ会議を招集しなくても、書面を回覧するだけで組織としての意思決定ができる——これが稟議のしくみです。備品の購入、外部への発注、契約の締結、採用など、一定の金額や重要度を超える判断で使われます。
稟議書に書く基本項目
様式は会社ごとに違いますが、決裁者が判断するために必要な情報はおおむね共通しています。承認者が「なぜ必要か・いくらか・他とどう比べたか」を短時間で理解できることが目的です。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 件名 | 何についての稟議かを一行で(例:○○の購入について) |
| 目的・理由 | なぜ今それが必要か。背景と解決したい課題 |
| 金額・費用 | 見積金額。初期費用と継続費用が分かれば区別して |
| 期間・スケジュール | いつから・いつまで。導入や契約の時期 |
| 比較・代替案 | 他の選択肢と比べてなぜこれかの根拠 |
| 期待効果 | 導入で見込める効果(できれば数値で) |
| 添付資料 | 見積書・比較表・カタログなどの参考資料 |
すべてを長々と書く必要はありません。決裁者が知りたい要点を、簡潔にそろえることが大切です。
通りやすい稟議書のコツ
稟議がスムーズに承認される鍵は、承認者の疑問を先回りして潰しておくことです。読み手が抱きやすい「なぜ今?」「いくら?」「他の案は検討したの?」という問いに、本文であらかじめ答えておくと差し戻しが減ります。とくに比較・代替案は、「複数を検討したうえでこれを選んだ」という判断の跡を示すため、説得力を大きく左右します。
なお、どの金額から誰の承認が必要か(課長・部長・役員など)といった決裁ルートは、会社の規定で定められています。自社の様式や金額基準を必ず確認し、それに沿って作成してください。
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