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業務の実務に役立つコラム

棚卸差異はプラスとマイナスで原因が違う|符号別の原因と次の一手

公開: 2026年7月22日

棚卸をして帳簿と数が合わなかったとき、多くの人がまず口にするのは「帳簿在庫より実在庫が少ない」という不足の話です。けれども現場で起きる差異には、実際のほうが少ないマイナスだけでなく、実際のほうが多いプラスもあります。そして、この符号の向きによって疑うべき原因も、次に打つ手も変わります。差異を「とにかくロス」とひとくくりにせず、まず符号で切り分けるだけで、原因にたどり着くまでの回り道がぐっと減ります。

この記事では、棚卸差異をプラス・マイナスに分けて、それぞれで起きやすい原因と確認の順番、そして見落としがちな「符号をまたぐ相殺」までを実務の手順として整理します。

まず差異の「符号」を決める

切り分けの出発点は、差異を次の向きで捉えることです。

差異 = 実在庫 − 帳簿在庫

ここで大切なのは、マイナスは「物が減った」とは限らず、プラスは「物が増えた」とは限らないということです。差異は「実際の物」と「帳簿の記録」のズレなので、物が動かなくても記録がずれれば差異になります。だからこそ、符号を見たら「物の問題か、記録の問題か」を意識しながら原因を追うのが近道です。

マイナス差異(実在庫が少ない)の原因と次の一手

「帳簿在庫より実在庫が少ない」ときに、いきなり盗難を疑うのは早計です。実際には、もっと地味な記録や数え方の問題が大半を占めます。可能性の高い順に切り分けましょう。

原因見分け方・次の一手
出荷・売上の記録漏れ売った・出したのに帳簿から引いていないと、帳簿だけが多いまま残る。伝票・レジ記録と数を突き合わせる。マイナスで最初に疑う定番。
廃棄・破損の未計上割れ・汚損・期限切れで処分したのに帳簿から落としていない。廃棄記録の有無を確認する。
数え漏れ(単純ミス)棚の一部を数え忘れた、単位を少なく取り違えた。差異が特定の棚・担当に偏っていないかを見て、疑わしい品目は現物を再カウント。
サンプル・自家消費の未記録試食・見本・店内消費で使った分を帳簿から引いていない。運用ルールを決めて記録する。
盗難・紛失上のすべてを潰しても説明がつかない目減り。特定商品で継続するなら、陳列位置や管理方法の見直しにつなげる。

次の一手の原則は、「記録漏れ → 数え間違い → 盗難・紛失」の順に潰すことです。最初から盗難と決めつけると、本当の原因(たいていは記録の抜け)を見逃し、対策も的外れになります。金額の大きい品目・差異率の大きい品目から優先して追い、判明した原因は一言メモに残して次回へつなぎましょう。

プラス差異(実在庫が多い)の原因と次の一手

実在庫が帳簿より多いと「余っているならいいか」と流されがちですが、プラス差異は在庫金額を取りこぼしているサインであることが多く、放置すると資産を正しく把握できません。原因はマイナスと鏡合わせの関係にあります。

原因見分け方・次の一手
入荷・仕入の計上漏れ入荷したのに帳簿に計上していないと、帳簿だけが少ないまま。納品書・発注記録と突き合わせる。プラスで最初に疑う定番。
返品受け入れの未計上客からの返品を棚に戻したのに帳簿へ戻していない。返品処理の記録を確認する。
出荷・売上の二重計上実際には出していない分まで帳簿から引いてしまった。出庫記録の重複がないかを見る。
数え過ぎ・入数の取り違え1ケース12個をばらして多めに数えた、二重カウントした。単位を宣言して現物を再カウント。
コードの付け間違い別品目のコードで入荷を計上した。相手側の品目にマイナスが出ていないかを探す(次項)。

プラス差異を見つけたら、まず入荷・返品の計上漏れを疑い、伝票と突き合わせて帳簿を正します。特に「帳簿数がゼロなのに現物がある」品目は、入荷がまったく記録されていない典型的な計上漏れで、放っておくと在庫金額を丸ごと取りこぼします。率では測れないため見落としやすく、要チェック対象として意識的に拾う必要があります。

符号をまたぐ「相殺」に注意

符号別に追うときに気をつけたいのが、プラスとマイナスが別々の品目でペアになって出るケースです。典型はコードの付け間違いで、A品として計上すべき入荷をB品として計上すると、A品はマイナス・B品はプラスに、しかもほぼ同じ数量で現れます。

このとき、全体の差異金額だけを眺めていると、プラスとマイナスが打ち消し合って「差異は小さいから問題なし」と見えてしまいます。これが相殺の落とし穴です。合計が合っているからと安心せず、品目ごとの符号と数量を見て、「同じくらいの数量で符号が逆の品目」がないかを探すと、取り違えの相方が見つかります。似た品番・隣り合う陳列・同じ仕入先の品目は、特にペアで疑う価値があります。

符号で切り分ける習慣は、こうした「合計では見えない差異」をあぶり出すことにもつながります。数量差を見るときは絶対値の大きさだけでなく、プラス・マイナスの向きをセットで記録しておくと、あとからパターンが読み取りやすくなります。

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差異を符号つきで一覧にすると、「マイナスは記録漏れから、プラスは計上漏れから」という追い方がそのまま画面上の作業になります。数える作業に集中し、切り分けと洗い出しは仕組みに任せるのが、棚卸を軽く回すコツです。

まとめ

棚卸差異は「実在庫 − 帳簿在庫」の符号で切り分けると、原因への近道が見えてきます。マイナス(実在庫が少ない)は、出荷・廃棄の記録漏れ → 数え間違い → 盗難・紛失の順に潰す。プラス(実在庫が多い)は、入荷・返品の計上漏れ → 二重計上 → 数え過ぎ → コード取り違えの順に確認し、帳簿ゼロで現物ありの計上漏れを見逃さない。

そして、プラスとマイナスが別品目でペアになって出たら、コードの付け間違いを疑う。合計だけ見ると相殺されて気づけないので、品目ごとの符号と数量で追うことが大切です。いきなり結論に飛ばず、符号を手がかりに地味な原因から一つずつ切り分けていく——これが差異と上手につきあう出発点になります。