シフト作成にかかる時間を短くするには?

公開: 2026年7月22日 / 更新: 2026年8月8日

シフト作成に時間がかかるのは、才能や慣れの問題ではなく、たいてい「やり方」の問題です。時間を食う原因を先に押さえてから、対策を見ていきましょう。

時間がかかる原因は「毎回ゼロから」と「手戻り」

作成が長引く典型は2つあります。ひとつは、スタッフの条件や必要人数を毎月ゼロから思い出しながら組み立てること。もうひとつは、希望休が後から届いたり偏りに後で気づいたりして作り直し(手戻り)が発生することです。どちらも、材料を先に固めておけば大きく減らせます。

作成時間を縮める4つのコツ

原因に対応する形で、次の4点を押さえると効きます。

ポイントは、方針(誰をどこに置きたいか)は人が決め、単純な当てはめ作業は仕組みに任せるという分担です。枠を埋める順番や偏りの数え方といった手順の全体像は、下のコラムでくわしく解説しています。

手作業のまま粘るか、ツールに切り替えるかの分かれ目

「うちはツールを入れるほどではないのでは」と迷ったときの判断材料は、人数そのものよりも同時に成立させたい但し書きがいくつあるかです。数人規模で、入れない曜日も希望休もほとんど出ない職場なら、紙やエクセルの手書きで十分間に合います。逆に、この人は火曜が不可、今月はあと2日まで、連勤は3日で打ち止め、この2人は同じ枠に置かない……と条件が積み上がると、1枠決めるたびに全員分を見返す照合作業が発生し、そこで時間が溶けていきます。目安として、スタッフが10人前後を超えたら、記憶と暗算だけで全部を満たすのは現実的でないと考えてください。

切り替えると何が変わるかというと、人が手を入れる場所が絞り込まれる点です。条件を一度登録しておけば下書きはワンクリックで出せますし、候補者が足りない枠は欠員として表示されるので、あとは残った数枠をどう埋めるかだけを考えれば済みます。エクセル運用をどこまで続けられるかで迷っている場合は、エクセル管理の限界をまとめた関連コラムもあわせてご覧ください。