ワザ箱工数バッファはどれくらい取るべき?
「一律に何%」という数字は置けません。必要な余裕は、その作業をどれだけ読み切れているかで動くからです。当たりを付けるなら見積もりの2〜3割程度から入り、案件ごとの実績で自分のチームの値へ寄せていくのが現実的です。ただし率を詰めるより先に効くのが置き場所で、各タスクにこっそり盛るのをやめ、工程全体で1か所にまとめて持つほうが、遅れに早く気づけます。
余裕(バッファ)を乗せること自体に迷いは要りません。すべてが予定どおり進む前提の計画は、割り込みや手戻りが一つ入っただけで崩れます。読み切れない部分がある以上、その分をあらかじめ数字として抱えておくのが自然です。悩ましいのは幅のほうで、ここに万能の数字はありません。何度も回した定型の工程と、初めて触る領域の調査とでは、外れ方の大きさがまるで違うからです。数字が要る場面ではひとまず見積もりの2〜3割程度を仮置きし、案件が終わるたびに予定と実績の開きを見て、自分たちの実感値へ寄せていってください。
厚めに取るか、薄めに済ませるか
幅を決める手がかりは、その作業が過去の仕事とどれだけ似ているか、ほぼこの一点に集約されます。次のどちらに近いかで、同じ2〜3割の中でも上端を取るか下端で足りるかが決まります。
- 上端寄り(厚め):手順がまだ固まっていない、要件が動く余地がある、やってみないと読めない検証を含む、関わる人や部署が多い
- 下端寄り(薄め):同じ手順を何度も回している、前回の実績が手元にある、担当者も使う道具も前回と変わらない
それでも迷うときは、外したときの痛みで決めます。遅れても社内で吸収できる工程なら薄めに、対外的な納期に直結する工程なら厚めに——読みの難しさが同じでも、失敗の代償が大きいほうへ余裕を寄せておくと安全です。段階ごとの目安幅や、計画初期から実行中にかけての絞り込み方は、コラム「工数見積もりのバッファは何割が目安?」で詳しく扱っています。
率より先に効くのは「置き場所」
数字を1割動かすかどうかより、その余裕を誰の手元に置くかで結果は変わります。現場で多いのは、メンバーが各自の見積もりに「念のため」を少しずつ忍ばせ、申告しないまま抱えている状態です。自衛としては理にかなっているのですが、次の2点で計画のほうが壊れます。
- 足し合わせた総量が現実離れする
- 一件あたりは半日、あるいは1割程度の上乗せでも、タスクが数十件あれば総量は無視できない厚みになります。積み上がった日数を見た依頼側には「その期間では頼めない」と映り、まずどこを削るかの交渉から始まってしまいます。
- 抱えた余裕は使われないまま溶ける
- 期限まで間があると分かっていれば着手はぎりぎりまで遅れ、早く手が空いたら空いたで「もう少し丁寧に」と作業のほうが時間を埋めます。確保したはずの余裕が、遅れの吸収に回らないまま消えていきます。
全体で1本にまとめると何が変わるか
運用そのものは簡単です。各タスクは「たぶんこれくらい」という素の値のまま登録し、抜き出した余裕は工程の終わりに共通の枠として1本立てます。肝心なのは、その枠を関係者全員から見える場所に置くことです。残りが7割あるのか2割しかないのかが数字で分かれば、計画がどれだけ体力を使ったかを一目で判断できます。序盤で枠を大きく削っていれば、まだ打ち手が効くうちに応援を頼む、範囲を絞るといった選択に移れます。各自の見積もりに埋め込まれた余裕では、この残量が誰からも見えず、気づいたときには納期そのものが動かせない、という事態になりがちです。
工数を入れ替えれば日程が即再計算。バッファ込み/なしを見比べられる。
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そもそも1日8時間まるごとを作業に充てられない(稼働率)、見積もりの出し方には類推・積み上げ・三点といった型がある——といったバッファの前提になる話も、コラム「工数見積もりの基本|人日・人時の違いとバッファの取り方」にまとめてあります。