シフト表の作り方完全ガイド|初めての担当者が押さえる7つの手順

公開: 2026年7月12日

シフト表の作成を初めて任されると、「何から手をつければいいのか」「希望はどこまで聞けばいいのか」と戸惑うものです。人手が足りない日、重なる希望休、土日ばかり入る人からの不満——シフト表は、ただ枠を埋めるだけではうまく回りません。

この記事では、店舗や施設で初めてシフト作成を担当する方に向けて、シフト表づくりの流れを7つの手順に分けて解説します。あわせて、担当者がつまずきやすい「よくある失敗」とその防ぎ方も紹介します。順番どおりに進めれば、初めてでも抜け漏れの少ないシフト表が作れます。

シフト表づくりの全体像:7つの手順

最初に全体の流れを押さえましょう。シフト表づくりは大きく「材料を集める(手順1〜3)」「枠を埋めて確認する(手順4〜5)」「共有して確定する(手順6〜7)」の3段階に分かれます。

手順1〜3:枠を埋める前の「材料集め」

手順1:必要人数を曜日・時間帯ごとに書き出す

いきなり名前を書き始めるのではなく、まず「その枠に何人必要か」を決めます。平日の昼は2人、金曜の夜は3人、日曜は終日3人——という形で、曜日×時間帯のマス目に必要人数を書き出しましょう。忙しさが読みにくければ、直近数週間の様子を思い出しながら仮の人数で構いません。運用しながら直していけばよい数字です。

手順2:スタッフごとの条件を一覧にする

次に、スタッフ一人ひとりの条件を整理します。押さえておきたいのは次のような項目です。

• 出られる曜日・時間帯(学業や家庭の事情で固定のNGがある人も)
• 月あたりの勤務日数の上限・下限(扶養の範囲で働きたい、もっと入りたい、など)
• 連勤がどこまで可能か
• 役割(レジ担当、開店・閉店作業ができる人、責任者になれる人など)

この一覧があるだけで、「入れられない人を枠に置いてしまう」という単純ミスが起こりにくくなります。なお、労働時間や休憩・休日に関する法律上のルールの詳細は、労働基準監督署などの公的窓口で確認してください。

手順3:希望休は「締切」を決めて集める

希望休の収集で最も大切なのは、提出の締切を決めて全員に周知することです。「毎月15日までに翌月分を提出、締切後の希望は原則反映しない」のように、締切とその後の扱いをセットでルール化しましょう。口頭で聞くと聞き漏れが起きるため、提出用紙やスマホのメッセージなど、記録が残る方法で集めるのが定石です。

手順4〜5:埋める順番と偏りチェックが仕上がりを決める

手順4:制約の強い枠から埋める

材料が揃ったら、いよいよ枠を埋めます。コツは、埋めやすい枠からではなく「制約の強い枠」から埋めることです。制約の強い枠とは、入れる人が限られている枠のことです。たとえば「開店作業ができる人が2人しかいない早朝の枠」「責任者が必要な夜の枠」などです。こうした枠を後回しにすると、先に他の枠で候補者を使い切ってしまい、最後にどうしても埋まらなくなります。

とはいえ、スタッフが10人を超えたあたりから、希望休・NG曜日・連勤・上限日数といった条件を頭の中だけで両立させるのは難しくなります。無料のブラウザツール「シフト表 自動作成ツール」なら、スタッフごとの希望休・NG曜日・月の上限日数・連勤上限などを登録してワンクリックで自動作成でき、埋められない枠は欠員として警告表示されます。会員登録は不要で、データはお使いの端末内だけで処理されます。

手順5:土日・夜間など「不人気枠」の偏りを確認する

枠が埋まったら、確定する前に公平性をチェックします。見るポイントはシンプルで、土日・祝日・夜間・年末年始など、多くの人が避けたい枠が特定の人に集中していないかです。人ごとに回数を数えて、「Aさんだけ土曜が4回、Bさんは0回」のような偏りがあれば調整します。偏りは本人からは言い出しにくく、不満が溜まってから発覚しがちです。担当者が数字で先に見つけることが、長く回るシフトの条件になります。

手順6〜7:共有・修正から確定・保管まで

手順6:本人に共有し、修正期間を設ける

できあがったシフト表は、確定前に必ず本人に見せます。「◯日までに間違いや不都合があれば申し出てください」と修正期間を区切って共有し、期間内の申し出には対応、期間後は原則確定、という運用にすると、後出しの変更依頼に振り回されにくくなります。共有方法は、印刷して掲示する、画像やファイルで送るなど、全員が確実に見られる手段を選びましょう。

手順7:確定版を配布し、控えを残す

修正を反映したら確定版として配布し、あわせて控えを必ず残します。控えは「誰がいつ働いたか」の記録であり、給与計算の突き合わせや、後日の「言った・言わない」を防ぐ材料になります。紙なら月ごとにファイリング、データならフォルダを分けて保存し、確定後に変更が出た場合は変更後の版も残しておくと安心です。

よくある3つの失敗と防ぎ方

失敗1:希望休の締切を決めない

締切がないと、作り終えた後に希望が届いて作り直しが発生します。締切と「締切後の扱い」を最初にルール化し、全員に周知しましょう。

失敗2:出勤しやすい人に頼りすぎる

「いつでも入れる人」に不人気枠が集中すると、その人の不満と疲労が蓄積し、辞められた瞬間にシフト全体が崩れます。手順5の偏りチェックを毎回の習慣にしてください。

失敗3:控えを残さない

確定版を上書きしたり、修正前の紙を捨てたりすると、後から確認する手段がなくなります。確定版は必ず別に保存し、変更の履歴も残しましょう。

まとめ

シフト表づくりは、①必要人数の把握 ②スタッフの条件整理 ③締切を決めた希望休の収集 ④制約の強い枠から埋める ⑤不人気枠の偏り確認 ⑥本人への共有と修正受付 ⑦確定と控えの保管、という7つの手順で進めれば、初めてでも大きくは崩れません。特に効くのは「締切を決める」「制約の強い枠から埋める」「偏りを数字で見る」の3点です。手作業がつらくなってきたら、条件を登録して自動作成できる無料ツールも選択肢に入れつつ、自分の職場に合ったやり方を育てていってください。